O trabalho remoto não está funcionando? Talvez sua empresa esteja fazendo errado

Entre 5 itens elencados para home office funcionar bem estão definição do tempo de trabalho e redução de número de reuniões; na Microsoft, rotina aponta que reuniões longas ou consecutivas funcionam ainda menos online

À medida que a pandemia do novo coronavírus se prolonga, algumas empresas estão perdendo o gosto do trabalho remoto. Talvez seja porque elas não estão fazendo isso certo. As companhias que continuaram seguindo as mesmas convenções habituais do escritório físico perceberam que não funcionam bem, dizem executivos e pesquisadores.

As empresas que mudaram a maneira de trabalhar tiveram mais sucesso – e, em alguns casos, descobriram novas rotinas que desejam continuar quando retornarem aos escritórios. Essas empresas têm algumas coisas em comum.

Elas têm menos reuniões longas, com muitas pessoas ou consecutivas. Elas determinam períodos de tempo sem reuniões para realizar trabalhos focados; oferecem horários de expediente flexíveis e encontram maneiras de fazer com que os colegas socializem mesmo quando não estão se vendo pessoalmente.

“Existe um instinto natural, mesmo nesses tempos, não de descobrir como operar neste novo mundo, mas de como replicar o mundo antigo nas novas condições”, disse Leslie Perlow, professora de liderança da Harvard Business School. “Quanto mais isso acontece, meu otimismo aumenta porque acho que as pessoas estão sendo forçadas a descobrir maneiras inovadoras.”

Na Microsoft, as equipes rapidamente perceberam que longas reuniões de uma hora ou mais com pautas vagas funcionavam ainda menos online do que pessoalmente. As reuniões consecutivas também eram problemáticas – nos escritórios, as pessoas contam com intervalos entre uma reunião e outra para ir ao banheiro, comer algo ou checar seus telefones.

Uma equipe de 400 pessoas trabalhando em um software comercial na Microsoft registrou uma redução de 11% nas reuniões com mais de uma hora e um aumento de 22% nas reuniões de 30 minutos. As reuniões com duas pessoas aumentaram 18%, de acordo com Emma Williams, vice-presidente corporativa da Microsoft para transformações modernas no local de trabalho.

Alguns colegas também iniciaram videoconferências sociais, como conectar-se enquanto almoçam para conversar. As sextas-feiras foram designadas como dias sem reunião, para as pessoas se concentrarem em um projeto ou recarregarem as baterias.

Outro desafio que a Microsoft descobriu: quando não há escritório para ir embora, as linhas entre trabalho e vida são um borrão. A equipe viu um aumento de 52% nos bate-papos online entre 18h e 22h.

Para algumas pessoas, o horário de expediente é útil, pois podem tirar pausas durante o dia para atividades como exercícios ou cuidar dos filhos. Mas os gerentes também queriam incentivar os limites da vida profissional. Uma solução foi usar uma ferramenta que permite às pessoas escreverem mensagens para colegas que não serão enviadas até o próximo dia útil. Outra foi mais reuniões individuais entre gerentes e funcionários – pessoas que terminaram seus trabalhos com maior rapidez, provavelmente porque eram mais claras a respeito de suas prioridades, disse Emma.

Aqui estão cinco coisas que executivos e pesquisadores disseram que deveriam mudar para que o trabalho remoto funcione bem.

1. Indique tempo para trabalhar e não trabalhar
   Não faz sentido esperar que os trabalhadores estejam disponíveis o tempo todo, porque eles estão sempre em seu “escritório”. Em vez disso, as empresas devem reservar tempo para o trabalho colaborativo e independente, disseram os pesquisadores, e se concentrar mais no trabalho realizado do que no tempo gasto conectado. As pessoas poderiam criar rituais para marcar o início e o fim da jornada de trabalho e as empresas poderiam deixar claro que não esperam que as mensagens sejam respondidas imediatamente.
2. Julgue o desempenho, não como uma tarefa foi realizada
   As pessoas descobriram que são avaliadas em parte pelo número de horas que passam no escritório. Para se adaptar, os gerentes devem ser muito claros quanto às expectativas para o trabalho atribuído e seu prazo, disseram os pesquisadores – então deixe o “como” para os trabalhadores e não se preocupe em seguir o horário tradicional das 9 às 17h.
3. Reduza o número de reuniões
   Decida de quais reuniões você realmente precisa e substitua algumas por conversas em alguma plataforma. Mantenha as reuniões curtas e com poucas pessoas, com intervalos entre elas, e torne-as opcionais com anotações detalhadas para quem não pode participar.
4. Conecte os colegas
   As pessoas sentem falta das amizades de escritório e elas geralmente levam a um melhor desempenho. Além de videoconferências para pôr a conversa em dia, os colegas de trabalho enviaram cartas ou pacotes pelo correio ou se encontraram para caminhadas com distanciamento social. Alguns sugerem ligar para colegas de trabalho apenas para saber como estão.
5. Faça com que todos se sintam parte de um todo
   O trabalho remoto pode fazer com que alguém se sinta excluído – sem contato diário, as pessoas podem falar apenas com aqueles que conhecem melhor e pode ser mais difícil se expressar em uma reunião por vídeo ou por áudio. A formação de relacionamentos pessoais no escritório demonstrou ser útil para expandir oportunidades para mulheres e pessoas negras. Também pode ser especialmente útil para novos funcionários de uma empresa ou de uma equipe.

As empresas podem aumentar a frequência das reuniões entre mentores e pupilos, disseram pesquisadores e executivos, e as pessoas devem se tornar mais atentas sobre colaborar com pessoas que não conhecem bem.

De certa forma, as companhias descobriram que o trabalho remoto pode ser mais inclusivo. Uma sessão de brainstorming numa plataforma de conversa é mais confortável para muitas pessoas do que uma reunião presencial. Eventos ou reuniões de grupos de funcionários podem ser menos intimidantes para alguns trabalhadores quando eles são realizados online. E o networking por meio de bate-papos por vídeo ou telefone pode ser acessível a mais pessoas do que retiros de golfe ou bebidas após o expediente.

É provável que o trabalho remoto generalizado dure muito tempo e muitas pessoas nunca voltem ao escritório em tempo integral. Essas dicas podem melhorar o trabalhar de casa agora e no futuro.

/ TRADUÇÃO DE ROMINA CÁCIA

Claire Cain Miller / The New York Times

Fonte: Estadão